Whistleblowing

La segnalazione può riguardare ogni atto o fatto che possa costituire:

• una condotta illecita rilevante ai sensi del Codice Etico;
• una violazione del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo adottato ai sensi del D.Lgs. 231/2001 da ciascuna società del Gruppo e dei relativi Protocolli operativi
• una violazione della Politica di Gruppo per la promozione di diversità, equità e inclusione; in particolare i casi di molestia sul lavoro, violenza sul lavoro e discriminazione diretta ed indiretta come definiti nella suddetta Politica
• una violazione delle norme disciplinanti l'attività svolta dalla Banca
• ogni comportamento, atto od omissione che leda l'interesse o l’integrità della Banca e/o, ove applicabile, dell’amministrazione pubblica e che costituisca violazione delle disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea, di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo
• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• le condotte volte ad occultare le violazioni di cui sopra

L’allegato al Decreto Legislativo n. 24/2023 indica specificamente le norme nazionali e comunitarie cui è applicabile la disciplina ed è visionabile al link: https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:2023-03-10;24!vig=2023-06-0

• gli azionisti (solo se persone fisiche);
• le persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione, di direzione, di controllo o di vigilanza (anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto) nonché le persone che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo;
• il Personale, includendo in tale nozione: dipendenti, tirocinanti nonché, gli altri collaboratori inseriti nell’organizzazione aziendale sulla base di rapporti contrattuali diversi dal rapporto di lavoro subordinato;
• liberi professionisti e consulenti
• i fornitori di beni e servizi, che abbiano o abbiano avuto rapporti con la banca, inclusi i fornitori non ancora contrattualizzati ma che partecipano ad una gara per la banca.

I soggetti segnalanti di cui sopra, devono inviare la segnalazione utilizzando solo i canali messi a disposizione dalla società nella quale ricoprono uno di tali ruoli e possono segnalare solo le violazioni relative alla medesima società.

Oltre al segnalante la tutela è riconosciuta anche:

• al facilitatore (persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione e operante all’interno del medesimo contesto lavorativo);
• alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante e che sono legate ad essa da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• ai colleghi di lavoro della persona segnalante, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
• agli enti di proprietà della persona segnalante o per i quali le stesse persone lavorano nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.

Il Gruppo MCC tutela il soggetto segnalante e gli ulteriori soggetti contro condotte ritorsive, discriminatorie o comunque sleali conseguenti la segnalazione e in particolare:

• assicura che il dipendente che effettua la segnalazione e gli altri soggetti tutelati, anche nell'ipotesi in cui la segnalazione risulti infondata (esclusi i casi in cui si sia agito con dolo o colpa grave), non saranno soggetti ad alcuna azione disciplinare;
• adotta le misure necessarie a tutelare l'integrità fisica e la personalità morale dei soggetti tutelati, in modo che siano adeguatamente tutelati da qualsiasi forma di ritorsione, penalizzazione, discriminazione o minaccia. Qualora il soggetto ritenga di aver subito misure ritorsive o discriminatorie, è facoltà di quest’ultimo ricorrere all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), che offre specifici canali di segnalazione per tali fattispecie;
• adotta le misure necessarie atte a garantire la riservatezza verso terzi (soggetti diversi dal responsabile Primario o Alternativo e dai loro Delegati) dell'identità del soggetto segnalante ed al contenuto della segnalazione. Qualora per ragioni inerenti all'attività di indagine conseguente la segnalazione si rendesse necessario comunicare il nominativo del segnalante, la Banca potrà procedere solo previa acquisizione del consenso del soggetto segnalante; tale consenso non è necessario nei casi in cui ricorra una causa di esclusione come previsto dalle Disposizioni di Vigilanza (es. richiesta dell'Autorità Giudiziaria, in tali casi, tuttavia, il responsabile fornirà al segnalante preventiva notifica della comunicazione dell’identità all’Autorità).

Il segnalante, inoltre, non è punibile qualora riveli o diffonda informazioni sulle violazioni:

• coperte dall’obbligo di segreto;
• relative alla tutela del diritto d’autore;
• alla protezione dei dati personali;

ovvero se, al momento della segnalazione, denuncia o divulgazione, aveva ragionevoli motivi di ritenere che la rivelazione o diffusione delle informazioni fosse necessaria per effettuare la segnalazione e la stessa è stata effettuata nelle modalità richieste dalla legge Nell'ambito del procedimento disciplinare, l'identità del segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa.

Qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare, alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto, da intendersi come danno ingiustificato. Esempi di comportamenti ritorsivi riportati nell’articolo 17 del Decreto Legislativo n.24/2023 e consultabili anche alla pagina web di ANAC  https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

• il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
•  la retrocessione di grado o la mancata promozione;
• il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro;
• la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa;
• le note di merito negative o le referenze negative;
• l'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
• la coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo;
• la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
• la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
• il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
• i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
• la conclusione anticipata o l'annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
• la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

No, la tutela si applica anche nei casi in cui la segnalazione sia anteriore o successiva al rapporto di lavoro. Nello specifico:

• quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di:
  • selezione o in altre fasi precontrattuali;
  • durante il periodo di prova;
• successivamente allo scioglimento del rapporto di lavoro, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto di lavoro.

La gestione delle segnalazioni, ovvero la loro ricezione e la loro istruttoria, è assegnata a:

• Chief Compliance Officer quale responsabile del sistema di segnalazione delle violazioni “primario”.

Il responsabile primario nomina suoi delegati per curare l’attività istruttoria delle segnalazioni delle violazioni. I nominativi dei delegati sono pubblicati sulla in calce alla presente pagina web. Qualora il soggetto segnalato sia il Chief Compliance Officer e/o i suoi delegati o una risorsa a suo diretto riporto ovvero nel caso in cui tali soggetti abbiano un potenziale interesse correlato alla segnalazione (esclusivamente in tali casi), la segnalazione deve essere invece inviata a:

• Chief Internal Audit, quale responsabile del sistema di segnalazione delle violazioni "alternativo". Anche il responsabile alternativo può nominare dei suoi delegati per curare l’attività istruttoria delle segnalazioni delle violazioni.

• Attraverso la piattaforma informatica, a disposizione del segnalante e raggiungibile cliccando sul link seguente link: Invia una segnalazione Whistleblowing
• A mezzo posta ordinaria, tramite consegna a mano o spedizione in busta chiusa e sigillata indirizzata al Responsabile (primario o alternativo) con la dicitura “Riservata”. Al fine di garantire la riservatezza dei dati del segnalante è opportuno che vengano inseriti in una busta i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento e in altra busta la segnalazione in forma libera; entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata” e indirizzata al Responsabile del Sistema interno di segnalazione delle violazioni”.
• In forma orale: le segnalazioni in forma orale sono effettuate attraverso linee telefoniche ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

I numeri telefonici da chiamare sono: 080 9187803/080 9188419: in caso di segnalazione al Responsabile primario 080 9188527/080 9188808: in caso di segnalazione al Responsabile alternativo nei casi sopra indicati. Nei casi in cui la segnalazione avvenga per via orale, dovrà essere verbalizzata dal personale addetto a ricevere la segnalazione. Dopo aver trascritto la segnalazione, il segnalante può verificare e correggere quanto trascritto.

È necessario che sia specificato:

 - la descrizione della presunta condotta illecita, con indicazione delle circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificata tale condotta;

 - le generalità o altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i cui attribuire i fatti segnalati;

 - la normativa o i presidi di cui al Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo 231/01 ritenuti essere stati violati;

 - la dichiarazione sull’eventuale presenza di un interesse privato del Segnalante collegato alla segnalazione stessa, ivi incluso se il Segnalante sia corresponsabile nella violazione.

La segnalazione può, inoltre, contenere:

 - l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti;

 - eventuali documenti posti a sostegno della segnalazione che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.

La segnalazione e la divulgazione pubblica sono particolari tipologie di segnalazione; al ricorrere di determinate condizioni è possibile effettuare una segnalazione esterna o una divulgazione pubblica. I segnalanti possono utilizzare il canale esterno (ANAC), mediante i canali messi a disposizione dall’Autorità, quando:

• il canale di segnalazione interno non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge;
• la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

I segnalanti possono effettuare direttamente una divulgazione pubblica quando:

• la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni (7 giorni dalla segnalazione entro cui va data notizia al segnalante della presa in carico della segnalazione, 3 mesi per dare un riscontro in merito alla segnalazione)
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, (occultamento o distruzione di prove, fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa).

Il segnalante perde il diritto alla tutela quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave; in tali casi alla persona segnalante o denunciante può essere irrogata una sanzione disciplinare.

Le segnalazioni anonime sono ammesse solo per i seguenti ambiti:

• violazioni, potenziali o effettive, delle disposizioni dettate in funzione di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
• violazioni relative a casi di molestia sul lavoro, violenza sul lavoro e discriminazione diretta ed indiretta subite nell’ambito della propria attività lavorativa.

Le segnalazioni anonime afferenti le sopra citate casistiche saranno ammesse e gestite a condizione che presentino elementi sufficienti per la loro lavorazione. Non essendo possibile inviare segnalazioni anonime attraverso la Piattaforma Opensis, le segnalazioni anonime potranno essere trasmesse solo attraverso il canale scritto cartaceo. Resta fermo che per le segnalazioni anonime non sarà possibile rispettare i termini di legge indicati anche nel presente documento relativi al riscontro al segnalante. Resta inteso che, in caso di segnalazioni anonime, se l’identificazione dell’autore della segnalazione avviene in un secondo momento, lo stesso gode delle medesime tutele previste per il segnalante noto, e nessuna misura ritorsiva dovrà essere applicata al segnalante anonimo successivamente identificato. Tutte le segnalazioni anonime, anche se non riguardanti i suddetti ambiti, sono comunque tracciate nel Registro delle segnalazioni tenuto dal responsabile del sistema interno di segnalazione delle violazioni e trattate come segnalazioni ordinarie.

Il nominativo del segnalante e degli ulteriori soggetti interessati dalla segnalazione nonché tutti i documenti allegati alla segnalazione sono noti al responsabile del sistema di segnalazione ed ai soggetti da lui delegati alla ricezione ed istruttoria della pratica. I canali di comunicazione sono ad esclusivo accesso del responsabile e dei soggetti delegati ed i documenti sono conservati con modalità idonee ad assicurarne l'accesso esclusivamente a questi ultimi. Tutti i soggetti coinvolti nella gestione delle segnalazioni, inoltre, sono tenuti alla massima riservatezza delle informazioni gestite.

La segnalazione è sottratta all’accesso agli atti amministrativi e al diritto di accesso civico generalizzato (ove applicabile).

Il trattamento di dati personali relativi alla segnalazione è effettuato da Mediocredito Centrale, in qualità di Titolare del trattamento, nel rispetto dei princìpi europei e nazionali in materia di protezione di dati personali, come descritto nella informativa privacy allegata.

Come indicato nella citata informativa, i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’articolo 2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 secondo cui i tali diritti non possono essere esercitati qualora da tale esercizio possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell'identità della persona che segnala violazioni di cui sia venuta a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro o delle funzioni svolte.

Inoltre, le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui alla normativa europea e nazionale in materia di protezione di dati personali.

Per ulteriori dettagli sul trattamento dei dati personali si prenda visione dell’Informativa privacy pubblicata nella presente sezione del sito.

Qualora il segnalante abbia partecipato alle attività di violazione poste in essere, il Gruppo MCC assicura un trattamento che tenga conto del comportamento adottato dal segnalante attraverso la segnalazione del comportamento illecito rispetto agli altri responsabili, compatibilmente con la disciplina applicabile.

Qualora tu abbia effettuato o voglia effettuare una segnalazione, ricorda che sono previste misure di sostegno che consistono in informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni offerta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell’Unione europea, sui diritti della persona coinvolta, nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato. È istituto presso l’ANAC l’elenco degli enti del Terzo settore che forniscono alle persone segnalanti misure di sostegno. L’elenco, pubblicato dall’ANAC sul proprio sito, contiene gli enti del Terzo settore che esercitano, secondo le previsioni dei rispettivi statuti, le attività di cui al decreto legislativo 3 luglio 2017, n. 117, e che hanno stipulato convenzioni con ANAC.